Anticiperen op een crisissituatie, hoe doe je dat?

Je planning overhoop door een onverwachte crisissituatie; wat nu?

COVID-19 heeft Nederland en de rest van de wereld in zijn greep. Dit heeft schadelijke gevolgen voor veel ondernemers en hun ondernemingen. De impact is groot en we zullen allemaal een steentje bij moeten dragen aan het herstel van onze economie en de samenleving. Er heerst ook veel onwetendheid en de simpele vraag: “Waar moet ik in hemelsnaam beginnen?”. In deze blog geven we je handvatten om stap voor stap orde op zaken te stellen als het gaat om de uitgestelde projecten binnen je organisatie en met name tips & tricks om kosten te besparen op het gebruik van hotels.

Stap 1 Inventarisatie

Stap 2 Prioriteer

Stap 3 Realistisch plannen

Stap 4 Boek de accommodatie

Stap 5 Monitor

(Tekst gaat verder onder de afbeelding)

Stap 1 Inventarisatie

Om te beginnen inventariseer je welke projecten nu stil komen te liggen of niet gepland kunnen worden voor korte-termijn uitvoering. Voor de projecten die stil komen te liggen is het verstandig om te bekijken wat je huidige afspraken zijn omtrent het annuleren van hotelboekingen. De gehele horeca staat onder druk en zal zich houden aan de gemaakte afspraken. Een projectboeking kan dus zomaar gepaard gaan met flinke annuleringskosten. Dit wil je natuurlijk te allen tijde voorkomen. Wanneer je het project op een later tijdstip in het jaar herplant zijn hotels eerder geneigd de annuleringskosten niet door te berekenen.

Voor nieuwe projecten is het raadzaam te bekijken of je, eventueel in overleg met je opdrachtgever een nieuwe periode kunt vinden waarin de werkzaamheden plaats kunnen vinden.

Stap 2 Prioriteer

Stel prioriteiten. Welke projecten hebben haast en zijn van invloed op de cashflow en liquiditeit van de onderneming. Daarnaast is het goed om te bekijken wat de korte- en lange-termijn gevolgen zijn van het niet direct uitvoeren van het project, zowel voor jouw opdrachtgever als de eigen organisatie. Welke projecten zijn eenvoudig en welke zijn meer complex? Maak een lijstje van al je lopende en nieuwe projecten en prioriteer ze (eventueel in samenspraak met je opdrachtgever).

Stap 3 Realistisch plannen

In tijden van een crisissituatie kun je vaak niet ver vooruitkijken. Ga er dus vanuit dat grotere langdurige projecten voorlopig niet van start kunnen. Houdt daarom kleinere ad-hoc projecten achter de hand, zodat je de korte-termijn planning snel kunt vullen wanneer je weer aan de slag kunt. Plan op de lange-termijn de grotere projecten en houd daarbij je prioriteitenlijst die je eerder hebt gemaakt in het oog.

Stap 4 Boek de accommodatie

Heb je hotelaccommodatie nodig voor je projecten op de lange termijn? Bekijk dan alvast aan welke randvoorwaarden dit dient te voldoen en leg de accommodatie vast. De periode waarin je boekt kan namelijk flink de kosten drukken. De hotelsector werkt op basis van vraag en aanbod en de prijzen fluctueren met de dag. Zeker op het moment dat er veel vraag ontstaat (na een crisisperiode) dien je rekening te houden met hogere tarieven in de hotels. Er ontstaat meer vraag in een kortere periode, waardoor prijzen hoogstwaarschijnlijk opgedreven zullen worden. Omdat het op dat moment na lange tijd van recessie weer veel vraag gaat opleveren in de hotels. Vroegboekers kunnen daarmee flink wat kosten besparen. Uiteraard is het wel noodzakelijk dat je nadenkt over flexibel annuleren, zodat je bij een eventuele verandering in de planning altijd nog aanpassingen kunt doen.

Stap 5 Monitor

Als bovenstaande stappen doorlopen zijn, monitor je de planning. Schaaf bij waar nodig en bekijk hoe je de projectplanning verder kunt finetunen. Je hebt nu als het goed is ruimte om de ad-hoc projecten onder de loep te nemen en flexibel in te plannen op de juiste momenten. Uiteraard zal dit ook nog de nodige organisatie vergen, maar daar heb je nu de rust en ruimte voor.

Met deze stappen hopen we je in tijden van een crisissituatie een stap in de juiste richting te hebben gegeven. Uiteraard helpt POWERNAPP je graag bij het organiseren van (hotel)accommodaties bij projecten, zowel langdurige als kortstondige ad-hoc projecten. We kennen de markt als geen ander en ondersteunen kosteloos bij het onderhandelen van prijs, flexibiliteit en andere voorwaarden.

Wil je graag meer weten over ons platform voor zakelijke (hotel)overnachtingen waar we. Uiteraard rekening houden met bovenstaande stappen, neem dan contact met ons op via 076 532 99 87 of welcome@powernapp.com.