Hybride bijeenkomsten; wat houdt dat eigenlijk in?

De wereld is veranderd en dat stelt onszelf maar ook processen binnen onze organisaties op de proef. Het geeft inzichten en leert ons innovatief naar oplossingen zoeken. Persoonlijke bijeenkomsten zijn inmiddels veelal digitaal en we zijn hieraan gewend geraakt. Echter blijft de behoefte bestaan om elkaar te ontmoeten na al die maanden thuiswerken en geen direct contact met collega’s. De oplossing voor de nabije toekomst; hybride bijeenkomsten.

Hybride; wat is het?

hy·bri·de (bijvoeglijk naamwoord) 1 een kruising zijnd

Een kruising tussen on- en offline. Een nieuwe manier om elkaar interactief te ontmoeten. Een deel van de collega’s of deelnemers aan een training of congres zijn aanwezig op de live locatie en het andere deel kijkt mee via een streamingdienst als Zoom of Microsoft Teams.

Waarom hybride

Internationaal gezien zal het zakelijk verkeer pas herstellen als de Covid-19 pandemie wereldwijd onder controle is. Naar verwachting zal dit geleidelijk gebeuren in de loop van 2021. Men werkt meer vanuit huis en is inmiddels gewend aan digitaal vergaderen. Wanneer men toch bedrijfsmatig een evenement organiseert krijgt het direct een belangrijkere lading. Hoe kan men blijven boeien en hoe behoud je interactie met de doelgroep? De vorm en het moment van ontmoeten wordt belangrijker. Groot voordeel van hybride evenementen is dat de content langer beschikbaar blijft. Men kan dus ook op een later tijdstip de bijeenkomst herbeleven. Daarnaast is interactie mogelijk door videobellen en live ontmoeten in bijvoorbeeld kijkruimtes.

In welke orde van grootte moet ik denken?

Hybride bijeenkomsten zijn mogelijk voor kleine groepen van 10 tot 20 personen, maar ook in internationale vorm voor meer dan 500 personen. Je kunt het zo groots maken als je zelf nodig acht. Door de flexibiliteit van locaties en de inzet van techniek zijn de mogelijkheden eindeloos. Daarnaast zijn veel (hotel)locaties inmiddels ingericht voor dergelijke bijeenkomsten en bieden zij de benodigde techniek.

Verschillende mogelijkheden

Locaties bieden inmiddels meerdere opties aan. Kleinere bijeenkomsten via de standaard streamingdiensten, waarbij er op locatie maximaal 15 personen aanwezig zijn. Via één camera kan de zaal met spreker in beeld worden gebracht en kan er interactie plaatsvinden door videobellen of een chatfunctie. Ook is het mogelijk om vanuit een studio te werken in een congresformat. Er wordt dan vaak gebruik gemaakt van meerdere camera’s, live Q&A-sessies, meer gasten op locatie en een groot aantal (500+) online gasten. Ook hier is interactie met videobellen uiteraard mogelijk.

Bovenstaande opties kunnen ook geheel op maat worden gemaakt, waarbij de gehele online omgeving volledig in de eigen huisstijl wordt opgezet. Het inhuren van een AV-team en regie is dan uiteraard noodzakelijk. Mocht je het echt groots willen aanpakken? Er zijn zelfs mogelijkheden om gebruik te maken van zogeheten kijkruimtes. Op verschillende locaties komen gasten dan fysiek bijeen om de stream te bekijken die op één locatie live wordt opgenomen. De mogelijkheden zijn hierbij eindeloos, aangezien je dan zelfs evenementen kunt organiseren voor meer dan 1000 personen.

Uiteraard is de grootte van fysieke samenkomsten afhankelijk van de dan geldende maatregelen die zijn opgelegd door de lokale overheid.

POWERNAPP helpt je graag bij het organiseren van locaties voor hybride evenementen. We kennen de markt als geen ander en ondersteunen kosteloos bij het onderhandelen van prijs, flexibiliteit en andere voorwaarden. Wil je graag meer weten over een kosteloze optimalisatie van de bijeenkomsten binnen jouw organisatie? Neem dan contact met ons op via 076 532 99 87 of welcome@powernapp.com